De praktiske gøremål

At søge fonde & legater er et stort arbejde, da der er mange dokumenter, som skal indsamles, tekster der skal skrives, og – ikke mindst – breve og mails med ansøgninger der skal sendes. Du kan spare tid ved at systematisere de praktiske gøremål i forbindelse med din ansøgningsproces.

Indkøb

Start med at indkøbe følgende til dine ansøgninger:

Frimærker

Køb frimærker til det antal breve, som du forventer at sende. Vær opmærksom på, at der for et almindeligt brev er en leveringstid på op til fem hverdage.

A4-kuverter med rude

Forrest i hver ansøgning lægger du et følgebrev, hvor fondens eller legatets adresse samt en liste over de vedlagte bilag fremgår. Sørg for at adressefeltet passer med kuvertens rude, så behøver du ikke skrive adressen i hånden.

Printerpapir

Husk printerpapir, hvis du printer selv. Du vil blive overrasket over, hvor meget papir du skal bruge.

Tykt kvalitetspapir til CV’et

Hvis du gerne skille dig ud fra de øvrige ansøgere, så kan du eksempelvis bruge tykt kvalitetspapir til dit CV. Lad være med at eksperimentere med skrappe farver og papirformater – med mindre du skal afsted som grafisk designer.

Papirklips

Administratorer foretrækker papirklips fremfor hæfteklammer. Da de ofte skal kopiere dele af ansøgningen til arkiv, er det bøvlet for dem at få hæfteklammerne ud.

Hold styr på dine dokumenter

For at bevare overblikket over alle dine dokumenter er det en god idé at oprette et mappearkiv på din computer:

1. Lav en master-mappe, hvor du gemmer en master-version af alle dine dokumenter.
2. Lav dernæst en mappe per fond eller legat, som du ansøger.
3. Udarbejd et følgebrev til din ansøgning, der er stilet til hver enkelt fond eller legat (se Eksempel på følgebrev). Brug dit følgebrev som indholdsfortegnelse over dine bilag til fonden eller legatet. Selvom der er et ansøgningsskema, kan du stadig med fordel bruge et følgebrev. Vær opmærksom på, at fonde & legater kb bede om at få vedlagt bilagene i en bestemt rækkefølge.
4. Gem en version af de nødvendige dokumenter inklusiv følgebrevet i fonden eller legatets egen mappe. Vær særlig opmærksom på, at der kan være behov for at målrette din motiverede ansøgning til hver enkelt fond & legat.

Klargør og send dine ansøgninger

Når det er tid til at sende ansøgninger, så skal du enten:

• printe dine dokumenter samt pakke og sende per brev,
• vedhæfte og sende dine dokumenter per mail, eller
• vedhæfte og sende dine dokumenter via fondens eller legatets elektroniske ansøgningssystem.

Per brev

Hvis du skal pakke og sende flere ansøgninger per brev på en gang, så find et sted, hvor du kan printe dokumenterne, og hvor du har plads til at lægge alle dokumenterne ud på bordet i bunker. Vær opmærksom på, at du kan have mere end ti bilag til en ansøgning, så du har brug for et sted med god plads. Brug dit følgebrev som indholdsfortegnelse og print og pak den første ansøgning.

Send altid kun kopier af dine dokumenter. De fleste fonde & legater returnerer ikke ansøgningsmaterialet, og dermed kan du miste dine originale dokumenter. Dog kan der være enkelte tilfælde, hvor fonden eller legatet kræver verificerede kopier, og dermed skal det være med den originale underskrift og stempel.

Per mail

Brug igen dit følgebrev som indholdsfortegnelse og vedhæft dokumenterne til din mail. Husk at navngive dokumenterne med samme navn som i følgebrevet, så det er nemt for fonds- og legatadministratoren at finde rundt i dine vedhæftede filer.

Per elektronisk ansøgningssystem

Følg fondens eller legatets anvisninger i det elektronisk ansøgningssystem. Ofte vil du både skulle vedhæfte dokumenter samt udfylde tekstfelter online. Hvis du eksempelvis ikke har mulighed for at vedhæfte dine motiverede ansøgning, så er det letteste at klippe bidder fra din motiverede ansøgning og kopiere dem ind i de dertil beregnede tekstfelter.

Generelt om ansøgningsskemaer

Mange fonde & legater bruger ansøgningsskemaer, fordi det gør det let for fonds- eller legatadministratoren hurtigt at vurdere, om ansøgeren opfylder deres uddelingskriterier.

I forbindelse med interviews med fonde & legater har flere administratorer fortalt, at mere end halvdelen af ansøgningerne bliver kasseret, efter at de har kastet et blik på første side af et mangelfuldt udfyldt ansøgningsskema. Derfor er det vigtigt, at du udfylder alle bokse eller henviser til bilag, hvis det er påkrævet.

Det er i nogle tilfælde tilladt at henvise til vedlagte dokumenter på ansøgningsskemaet, så du blot kan vedlægge din motiverede ansøgning, dit CV, budget og så videre.

Sørg for at skrive med en letlæselig håndskrift, hvis du er tvunget til at udfylde ansøgningsskemaet i hånden. Nogle fonde & legater kan vælge at kassere din ansøgning, hvis den er for svær at læse.

Vær grundig og overhold formalia

Det er altid en god ide at læse hver enkelt dokument grundigt igennem, før du sender ansøgningen. Det er typisk her, du fanger en tastefejl i dit CV eller en mindre regnefejl i dit budget.

Lad være med at sende dokumenter, som fonden eller legatet ikke har bedt om. Det er blot til gene. Sørg til gengæld for at medsende alle de krævede dokumenter.

Tidsforbrug

Når du har alle indkøb på plads og har organiseret alle dine dokumenter i dit mappearkiv, så skal du kun bruge ganske kort tid på at sende ansøgninger ud.